“Alleen ga je sneller, samen kom je verder” luidt een bekend gezegde. Er is één voorwaarde, en dat is dat alle neuzen in het bedrijf dezelfde kant op staan. Zodat er door iedereen volgens het bedrijfsprotocol gehandeld wordt. Sommige handelingen kunnen gemakkelijk geautomatiseerd worden, omdat ze een repeterend karakter hebben. Dat betekent dat ze veelal hetzelfde zijn, waardoor zelfs een robot ze uit kan voeren. Dit voorkomt ook fouten, bijvoorbeeld wanneer een medewerker niet in lijn met het bedrijfsprotocol handelt. Toepassing van workflow-management zorgt ervoor dat alle handelingen correct en op het juiste moment worden uitgevoerd.
Workflow
Workflow wordt in het Nederlands ook wel werkstroom genoemd. Met deze stroom wordt bedoeld dat alle informatie en werkzaamheden in een organisatie dezelfde kant op zouden moeten stromen. Het is dan ook wenselijk dat iedereen in de organisatie door middel van de workflow alle nodige informatie tot beschikking heeft om de taken in het bedrijf op de best mogelijke manier uit te kunnen voeren. Daarnaast is het noodzakelijk dat iedereen op het juiste moment zijn of haar taak uitvoert, zodat het werk verder ‘stroomt’. Dankzij goed workflow management weet iedereen precies wie wanneer aan de beurt is om de handeling uit te voeren. Tegelijkertijd is het nog steeds noodzakelijk dat dezelfde informatie intern wordt gecommuniceerd. Met een online systeem kan workflow management ondersteund worden om het zo op de meest effectieve manier te implementeren.
Diverse voordelen
Wanneer workflows op de juiste manier worden ingezet binnen een bedrijf, zullen er veel voordelen ontstaan voor alle betrokken partijen. Zo is het grootste voordeel dat er door de digitalisering vaak meer resultaten behaald kunnen worden met minder inspanningen. Daarnaast heeft iedere medewerker continu inzicht in het verloop van het proces. Hierdoor zal iedereen goed op de hoogte zijn wat er nog moet gebeuren. Door de duidelijke rolverdeling kan al het werk op een efficiënte wijze uitgevoerd kunnen worden. Het proces kan op een correcte en duidelijke manier vastgelegd worden. Bovendien zal de kans dat werkzaamheden onnodig dubbel worden uitgevoerd ook sterk afnemen met het gebruik van een workflow management tool.
